ハンコVSサイン!!

現在の監査法人では、調書作成はデータで完結させるのが主流というお話をしましたが、内部統制監査等のクライアントからもらう紙資料を使って調書を作る時は、必然的に紙ベースでの調書作成をする必要があります。

その際に最終的に調書化をする時は必ずすべてのページに調書を作成した日付と自分のサインもしくは押印をする必要があるのですが、ハンコの方が便利なのかそれともサインの方が楽なのかは細かいところですがいつも悩むところです。

まあ、悩むといってもその法人の習慣に従うだけなので基本的に自分で選択することはできないんですけどね。

中堅監査法人にいた時は、入所した職員全員に日付と名前が刻印されたハンコを支給されていたので、最後に調書化をする際は日付を合わせてハン

コをポンポン押していくという流れでした。

それに対して、現在の法人ではハンコが支給されるかと思いきや、「ない!」

紙調書を調書化する際はすべてのページに直筆で日付とサインをしなければいけないということなんです。

とても細かいことなんですが、「う~ん、一体どっちの方が便利なんだろうな~」って思うことが多いのです。

内部統制監査の場合、クライアントからもらう証憑類の紙資料も調書として扱うため、一つの調書自体が紙ベースで100ページ以上になることもあります。

その場合、今の法人ではすべてのページにシャーペンもしくは鉛筆で日付とサインをするもんだから、この作業だけでも相当面倒だったりします(腱鞘炎になりそうな・・・)。

なので、一見するとハンコでポンポン押していった方が確実に便利なように思えるのですがそうとも限らないのです。

なぜかというと、この監査調書の作成という業務は「大人の事情」がありまして(笑)、実際に作成した日付と違う日付を調書化する際に記載する必要がある場合もあります。

そのため、当初はある日付でサインをしていたのに、途中から上司に「この日付、●月●日に直しておいてくれる~?」という大人の事情がやってくる場合もちらほらあります。

そういう時にハンコで一度押してしまったものは、当然消しゴムですぐに消せるはずもないので修正するのがとても面倒になるんですよね(汗)
その場合、ハンコではなくサインをする場合の方が消しゴムですぐに消して修正できるので、サインの方が融通がきくということになります(何十ページも消しゴムで消して修正するのも相当面倒ですが・・・)。

なので、一概にどっちが完全に有利とは言えないというのが結論なんですよ。

ケースバーケースってことですね。

紙調書の量が少ない場合は圧倒的にサインで終わらせてしまった方が楽ですし(ハンコの設定も意外と面倒なんです・・)、紙調書の量が膨大な場合はハンコでお役所さんのようにどんどん押していった方がすごく便利です。

ただ、ハンコで調書化をする場合はちゃんと日付が後から変わらないように上司とか先輩に念を押してから押した方がいいですね。

膨大な量のページにハンコを押したあとに、「あれ?この日付じゃなくて別の日付だよ!」なんて言われた日にゃ~ナッパが悟空にけちょんけちょんにあしらわれて頭に血が上ったのと同じくらいげんなりするわけですよw

なので、「面倒だが融通の利くサイン」と「楽だが融通のきかないハンコ」。

この2つのバトルは永遠に勝ち負けがつかないことになりそうなのです。

他の法人ではどのくらいがハンコでどのくらいがサインなのか、ちょっと気になりますね。 

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